Ausgangslage: Hoher Rekrutierungsdruck und unklare HR-IT-Prozesse
Das Unternehmen litt unter einem erheblichen Recruiting-Backlog. Die bestehenden HR-IT-Systeme – insbesondere das Application Tracking System – waren nur teilweise konfiguriert. Workflows waren nicht standardisiert, die Kommunikation zwischen HR, Fachbereichen und IT war fragmentiert. Das führte zu Verzögerungen im Recruiting-Funnel, unklaren Verantwortlichkeiten und einer inkonsistenten Candidate Experience.
Die Organisation benötigte kurzfristig operative Kapazität in der Talent Acquisition, aber auch fachliche Expertise für die Optimierung der HR-IT-Prozesse. Die Schnittstelle zwischen Recruiting, HR-IT und den Fachbereichen war entscheidend, um die Skalierung stabil zu unterstützen.
Mandat: Interim Talent Acquisition Specialist (w/m/d) mit Schwerpunkt HR-IT-Prozessoptimierung
Der Interim Manager übernahm operative Verantwortung in der End-to-End-Rekrutierung für schwer zu besetzende Positionen in IT, Engineering und Produktentwicklung. Gleichzeitig arbeitete er eng mit HR-IT zusammen, um bestehende Prozesslücken zu schließen.
Die Aufgaben umfassten unter anderem:
- Strukturierung des Recruiting-Funnels und Reduktion der Time-to-Hire
- Aufbau belastbarer Abstimmungsprozesse zwischen HR, IT und Fachbereichen
- Optimierung des ATS (SAP SuccessFactors) zur Automatisierung ausgewählter Schritte
- Einführung einheitlicher Kommunikationsstandards entlang des Candidate Journey
- Ableitung von KPI-basierten Empfehlungen für das Management
- Recruiting
Ziel war es, sowohl kurzfristige Recruiting-Bedarfe zu decken als auch mittel- bis langfristig einen funktionierenden Talent-Acquisition-Prozess sicherzustellen.
Vorgehen: Kombination aus operativer Stärke, Prozessanalyse und HR-Digitalisierungs-Know-how
Schnelle operative Stabilisierung
Der Interim Manager übernahm innerhalb weniger Tage den vollständigen Recruiting-Prozess für priorisierte Rollen. Er strukturierte das Anforderungsmanagement neu und etablierte ein wöchentliches Sprint-Format mit den Fachbereichen. Die Maßnahmen führten zu klaren Prioritäten, kürzeren Rückmeldezeiten und einer deutlichen Entlastung des HR-Teams.
Parallel dazu wurde der Bewerberpool systematisch ausgebaut und Engpasspositionen durch gezielte Sourcing-Strategien adressiert.
Analyse und Optimierung der HR-IT-Prozesse
Ein zentraler Hebel war die Optimierung des bestehenden ATS. Die Konfiguration wurde überprüft und an den realen Workflow angepasst. Automatisierte Prozessschritte – etwa Vorqualifikation, Interviewterminierung und Kommunikation – wurden implementiert, um Reibungsverluste im Recruiting-Funnel zu reduzieren.
Die Maßnahme verbesserte Transparenz, Geschwindigkeit und Datenqualität. Zudem entstanden klare Prozessverantwortlichkeiten zwischen HR und IT.
Schnittstellenmanagement und Change-Unterstützung
Da die Organisation parallel eine breitere Digitalisierungsagenda verfolgte, lag ein Schwerpunkt auf der Abstimmung mit IT und Operations. Der Interim Manager moderierte die Schnittstellen, dokumentierte Prozesse und sensibilisierte Führungskräfte für die Bedeutung stabiler HR-IT-Strukturen.
Auf Basis einer einfachen KPI-Übersicht wurden Engpässe sichtbar und priorisierbar. Das unterstützte das Management in der Steuerung weiterer Digitalisierungsmaßnahmen.
Ergebnis: Spürbare Entlastung, schnellere Besetzungen und robuste Recruiting-Prozesse
Innerhalb der erste drei Monate baute der Interim Specialist Talent Acquisition (w/m/d) die operative Recruiting-Leistung erfolgreich aus. Die Time-to-Hire sank spürbar. Durch die ATS-Optimierung wurden zentrale Schritte automatisiert und bereichsübergreifende Abstimmungen effizienter.
Das Unternehmen verfügt nun über einen stabileren Talent-Acquisition-Prozess, eine klarere Rollenverteilung und verbesserte Datenqualität. Die HR-Abteilung kann wieder proaktiv agieren und die Wachstumspläne unterstützen.
FAQ: Interim Talent Acquisition, HR-IT-Prozesse und Recruiting-Optimierung
Wann ist ein Interim Specialist Talent Acquisition sinnvoll?
Ein Interim Specialist Talent Acquisition ist besonders geeignet, wenn Unternehmen stark wachsen, Engpässe in HR entstehen oder das interne Recruiting nicht ausreichend skalieren kann. In diesen Phasen fehlt oft die Kombination aus operativer Schlagkraft und Prozesswissen. Interim Manager können sofort einsteigen, kritische Vakanzen besetzen und gleichzeitig Strukturen schaffen, die langfristig tragen. Das ist besonders relevant bei hoher Time-to-Hire, unklaren Schnittstellen oder wenn HR-IT-Systeme nicht effizient genutzt werden.
Welche Rolle spielt die Optimierung von HR-IT-Systemen?
Ein funktionierend konfiguriertes ATS ist zentral für schnelle Recruiting-Prozesse. Viele Unternehmen nutzen deren Potenziale aber nur teilweise. Ein Interim Manager kann Engpässe identifizieren, Workflows anpassen, Automatisierung aktivieren und so Reibungsverluste reduzieren. Das verbessert die Candidate Experience, verkürzt Zeitabläufe und erhöht die Datenqualität für zukünftige HR-Analysen.
Wie unterstützt ein Interim Manager bei der Skalierung von Recruiting in Wachstumsphasen?
In Wachstumsphasen müssen Rollen schnell, präzise und mit hoher Prozessstabilität besetzt werden. Interim Manager bringen Erfahrung in der Steuerung von Recruiting-Funnels und in der Abstimmung mit Fachbereichen mit. Sie etablieren belastbare Prozesse, verbessern die Zusammenarbeit zwischen HR und IT und professionalisieren die Nutzung von HR-Analytics. Das schafft Transparenz und ermöglicht, Engpässe schnell zu beheben und Prioritäten sauber zu steuern.
Welche Vorteile bietet eine externe Interim-Lösung gegenüber der direkten Festanstellung?
Interim Manager sind kurzfristig verfügbar und bringen spezialisierte Expertise mit, die intern oft fehlt. Sie benötigen keine lange Einarbeitung und können sofort operative Verantwortung übernehmen. Zudem arbeiten sie neutral, methodisch und ohne interne Interessenkonflikte. Dadurch lassen sich Recruiting-Probleme schneller lösen, HR-IT-Prozesse stabilisieren und übergangskritische Phasen besser steuern.
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