Viele Unternehmen stehen vor einem scheinbaren Widerspruch: Einerseits werden Budgets gekürzt, Stellen nicht nachbesetzt oder Einstellungen vollständig gestoppt. Andererseits fehlen weiterhin erfahrene Fach- und Führungskräfte für wichtige Aufgaben.
Ein pauschaler Einstellungsstopp löst den Fachkräftemangel deshalb nicht. Er kann bestehende Engpässe sogar verschärfen. Bleiben Schlüsselpositionen lange unbesetzt, geraten Projekte ins Stocken, Entscheidungen verzögern sich und vorhandene Teams werden zusätzlich belastet.
Unternehmen müssen daher genauer unterscheiden: Welche Stellen können vorerst unbesetzt bleiben? Welche Kompetenzen sind für das Tagesgeschäft unverzichtbar? Und wo braucht es kurzfristig eine flexible Lösung?
Warum Fachkräftemangel und Einstellungsstopp gleichzeitig auftreten
Der deutsche Arbeitsmarkt befindet sich in einer Übergangsphase. Konjunkturelle Unsicherheit, steigende Kosten und zurückhaltende Investitionen führen in vielen Unternehmen zu Sparprogrammen. Gleichzeitig bleiben qualifizierte Fachkräfte in zahlreichen Funktionen schwer zu finden.
Aktuelle Analysen beschreiben diesen Zustand als paradoxen Arbeitsmarkt: Unternehmen reduzieren ihre allgemeinen Recruiting-Aktivitäten, suchen aber weiterhin gezielt nach besonders wichtigen oder seltenen Qualifikationen.
Der Fachkräftemangel verschwindet damit nicht. Er konzentriert sich lediglich stärker auf bestimmte Positionen, Branchen und Kompetenzfelder.
Besonders betroffen sind häufig Bereiche wie:
- Finance und Controlling
- Human Resources
- IT und Digitalisierung
- Einkauf und Supply Chain
- Produktion und Operations
- Restrukturierung und Transformation
- Projekt- und Programmmanagement
Ein Einstellungsstopp betrifft oft alle Unternehmensbereiche. Der tatsächliche Personalbedarf ist jedoch wesentlich differenzierter.
Ein Einstellungsstopp ist nicht automatisch ein Personalstopp
In wirtschaftlich angespannten Situationen sollen Einstellungsstopps zunächst Kosten begrenzen. Das ist nachvollziehbar. Problematisch wird es, wenn jede Position unabhängig von ihrer Bedeutung gleichbehandelt wird.
Eine unbesetzte Assistenzstelle hat möglicherweise andere Auswirkungen als eine vakante Personalleitung, ein fehlender Einkaufsleiter oder ein nicht- oder unterbesetztes Transformationsprojekt.
Unternehmen sollten deshalb zwischen drei Arten von Bedarf unterscheiden:
Verschiebbare Positionen
Manche Aufgaben lassen sich für einen begrenzten Zeitraum zurückstellen oder intern verteilen. Eine sofortige Neubesetzung ist nicht immer erforderlich.
Dauerhaft benötigte Schlüsselpositionen
Andere Rollen sind für das Tagesgeschäft, regulatorische Anforderungen oder wichtige Entscheidungen unverzichtbar. Bleiben sie unbesetzt, entstehen schnell operative und wirtschaftliche Risiken.
Zeitlich begrenzter Spezialbedarf
Für Projekte, Restrukturierungen oder Transformationsphasen wird spezielles Wissen benötigt, das im Unternehmen nicht dauerhaft vorhanden sein muss. Eine Festanstellung ist hier häufig weder notwendig noch wirtschaftlich sinnvoll.
Gerade bei zeitlich begrenztem Bedarf bietet Interim Management eine flexible Alternative.
Welche Risiken entstehen durch unbesetzte Schlüsselpositionen?
Eine freie Stelle spart zunächst Personalkosten. Diese Rechnung greift jedoch zu kurz. Entscheidend ist, welche indirekten Kosten und Risiken durch die Vakanz entstehen.
Fehlt eine Führungskraft, müssen andere Mitarbeiter zusätzliche Verantwortung übernehmen. Strategische Themen bleiben liegen, Entscheidungen werden vertagt und die Qualität des Tagesgeschäfts kann sinken.
Das führt häufig zu weiteren Problemen:
- Überlastung bestehender Teams
- steigende Fehlerquoten
- längere Entscheidungswege
- Verzögerungen bei wichtigen Projekten
- Verlust von internem Wissen
- sinkende Motivation
- wachsende Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern
- zusätzliche Fluktuation
Aus einer zunächst überschaubaren Vakanz kann so ein größerer Engpass entstehen.
Besonders kritisch ist die Situation, wenn mehrere Faktoren zusammenkommen. Kündigt beispielsweise eine Führungskraft während einer Transformation, muss das Unternehmen gleichzeitig das Tagesgeschäft sichern, einen Nachfolger suchen und das Veränderungsprojekt fortführen.
Kritische Kompetenzen statt Stellenpläne betrachten
In angespannten Zeiten sollten Unternehmen nicht ausschließlich in Stellen denken. Wichtiger ist die Frage, welche Kompetenzen aktuell benötigt werden.
Eine klassische Stellenbeschreibung bildet den tatsächlichen Bedarf häufig nur unzureichend ab. Vielleicht braucht das Unternehmen nicht sofort einen dauerhaft angestellten Bereichsleiter. Möglicherweise wird zunächst eine erfahrene Person benötigt, die Prozesse stabilisiert, ein Projekt abschließt oder eine Übergabe organisiert.
Eine gezielte Bedarfsanalyse sollte deshalb klären:
- Welche Aufgaben müssen kurzfristig erfüllt werden?
- Welche Entscheidungen dürfen nicht warten?
- Welche fachliche Erfahrung ist erforderlich?
- Wird operative Unterstützung oder strategische Führung benötigt?
- Wie lange besteht der Bedarf voraussichtlich?
- Können interne Mitarbeiter Aufgaben übernehmen?
- Welche Risiken entstehen, wenn keine Unterstützung erfolgt?
Erst danach lässt sich entscheiden, ob eine interne Lösung, eine Festanstellung oder ein Interim Manager am besten geeignet ist.
Interne Besetzung, Festanstellung oder Interim Management?
Es gibt nicht für jede Vakanz dieselbe richtige Lösung. Entscheidend sind Zeit, Dauer, Aufgabenstellung und verfügbare Kompetenzen.
Interne Vertretung
Eine interne Vertretung bietet sich an, wenn geeignete Mitarbeiter verfügbar sind und die zusätzlichen Aufgaben realistisch übernehmen können.
Sie kann zugleich eine gute Möglichkeit zur Personalentwicklung sein. Voraussetzung ist jedoch, dass das Tagesgeschäft der vertretenden Person weiterhin abgesichert bleibt.
Eine dauerhafte Doppelbelastung ist selten tragfähig.
Festanstellung
Eine Festanstellung ist sinnvoll, wenn eine Position langfristig benötigt wird und ausreichend Zeit für einen sorgfältigen Recruiting-Prozess vorhanden ist.
Bei spezialisierten Führungspositionen kann die Suche jedoch mehrere Monate dauern. Währenddessen bleibt der operative Bedarf bestehen.
Interim Management
Ein Interim Manager übernimmt für einen begrenzten Zeitraum Verantwortung. Er kann eine Vakanz überbrücken, ein Projekt leiten, eine Restrukturierung begleiten oder Spezialwissen in das Unternehmen bringen.
Da der Einsatz befristet ist, entsteht keine langfristige Personalbindung. Das Unternehmen erhält trotzdem kurzfristig Zugang zu umfangreicher Erfahrung.
Wann ein Interim Manager trotz Einstellungsstopp sinnvoll ist
Interim Management umgeht einen Einstellungsstopp nicht. Es beantwortet eine andere Frage.
Bei einer Festanstellung entscheidet sich ein Unternehmen langfristig für den Aufbau einer Position. Ein Interim-Mandat dient dagegen der Lösung einer klar definierten, zeitlich begrenzten Aufgabe.
Typische Situationen sind:
Vakanzüberbrückung
Eine Führungskraft verlässt das Unternehmen, fällt krankheitsbedingt aus oder geht in Elternzeit. Bis eine dauerhafte Lösung gefunden ist, hält ein Interim Manager den Bereich handlungsfähig und entlastet das bestehende Team durch zusätzliche Kapazität.
Restrukturierung
In wirtschaftlich schwierigen Phasen sind schnelle Entscheidungen und spezielle Erfahrungen erforderlich. Interim Manager können Maßnahmen vorbereiten, umsetzen und intern koordinieren.
Projektleitung
ERP-Einführungen, Standortverlagerungen, Prozessoptimierungen oder Post-Merger-Projekte benötigen erfahrene Projektleiter. Intern fehlen dafür häufig Zeit oder Spezialwissen.
Belastungsspitzen
Wächst das Arbeitsvolumen kurzfristig stark an, kann eine zusätzliche erfahrene Kraft bestehende Teams entlasten und Rückstände abbauen.
Transformation
Digitalisierung, neue Geschäftsmodelle und organisatorische Veränderungen verlangen neben strategischem Denken vor allem operative Umsetzungskraft.
Welche Vorteile bietet eine Führungskraft auf Zeit?
Interim Manager sind daran gewöhnt, sich schnell in neue Organisationen und Aufgaben einzuarbeiten. Sie benötigen keine lange klassische Einarbeitungsphase, sondern konzentrieren sich früh auf die entscheidenden Fragestellungen.
Ein erfahrener Manager auf Zeit bringt außerdem Vergleichswerte aus anderen Unternehmen und Projekten mit. Dadurch kann er Risiken schneller erkennen und erprobte Lösungsansätze übertragen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- schnelle Verfügbarkeit und geringe Einarbeitungszeit
- klar begrenzte Einsatzdauer
- hohe fachliche Spezialisierung
- Erfahrung aus vergleichbaren Situationen
- neutrale Sicht auf bestehende Strukturen
- Fokus auf konkrete Ergebnisse
- operative Umsetzungsstärke
- keine langfristige Personalbindung
Ein weiterer Vorteil ist die Unabhängigkeit. Interim Manager verfolgen im Unternehmen in der Regel keine interne Karriere. Sie können Entscheidungen daher sachlich vorbereiten und auch schwierige Themen offen ansprechen.
Ist Interim Management trotz höherer Tagessätze wirtschaftlich?
Der Tagessatz eines Interim Managers wirkt auf den ersten Blick höher als das anteilige Gehalt eines festangestellten Mitarbeiters. Ein direkter Vergleich ist jedoch nur eingeschränkt aussagekräftig.
Bei einer Festanstellung entstehen neben dem Bruttogehalt weitere Kosten. Dazu gehören Arbeitgeberanteile, Recruiting-Aufwand, Urlaubs- und Krankheitstage, Weiterbildungen, mögliche Bonuszahlungen und langfristige Verpflichtungen.
Ein Interim Manager wird dagegen nur für den vereinbarten Einsatzzeitraum beauftragt. Er soll schnell produktiv werden und eine klar umrissene Aufgabe bearbeiten.
Entscheidend ist daher nicht allein der Tagessatz. Unternehmen sollten vielmehr fragen:
- Welche Kosten verursacht eine längere Vakanz?
- Welcher Umsatz geht durch Projektverzögerungen verloren?
- Welche Risiken entstehen durch fehlende Führung?
- Wie stark werden bestehende Teams belastet?
- Was kostet eine falsche oder übereilte Festbesetzung?
In vielen Fällen ist eine zeitlich begrenzte Interim-Lösung günstiger als monatelanger Stillstand.
Praxisbeispiel: Vakanz in der Einkaufsleitung
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen befindet sich unter hohem Kostendruck. Aufgrund der wirtschaftlichen Lage gilt ein allgemeiner Einstellungsstopp.
Gleichzeitig verlässt der Einkaufsleiter kurzfristig das Unternehmen. Die Position bleibt unbesetzt, obwohl wichtige Lieferantenverhandlungen und eine Neuausrichtung der Beschaffungsstrategie anstehen.
Eine interne Führungskraft übernimmt zunächst zusätzliche Aufgaben. Nach wenigen Wochen zeigt sich jedoch, dass das Tagesgeschäft darunter leidet. Liefertermine werden unsicher, Preisverhandlungen verzögern sich und das Team benötigt klare Führung.
Ein Interim Einkaufsleiter kann die Verantwortung vorübergehend übernehmen. Er stabilisiert die Lieferantenkommunikation, priorisiert Einsparpotenziale und bereitet die dauerhafte Neubesetzung vor.
Das Unternehmen schafft damit keine neue langfristige Stelle. Es sichert eine zeitkritische Funktion, bis eine tragfähige Entscheidung möglich ist.
Wie Unternehmen ihren tatsächlichen Bedarf bestimmen
Vor der Beauftragung eines Interim Managers sollte die Aufgabenstellung möglichst konkret sein. Je klarer das Mandat definiert ist, desto gezielter kann nach einer geeigneten Person gesucht werden.
Hilfreich sind folgende Fragen:
Was ist das konkrete Ziel?
Soll das Tagesgeschäft gesichert, ein Projekt abgeschlossen oder ein Bereich neu ausgerichtet werden?
Welche Ergebnisse werden erwartet?
Mögliche Ergebnisse sind eine stabilisierte Organisation, reduzierte Kosten, neue Prozesse, ein umgesetztes System oder eine geordnete Übergabe.
Welche Erfahrung ist unverzichtbar?
Neben der fachlichen Qualifikation können Branchenerfahrung, Führungserfahrung oder Kenntnisse bestimmter Systeme entscheidend sein.
Welches Funktionslevel wird benötigt?
Nicht jedes Projekt verlangt eine Führungsfunktion. In manchen Fällen passt ein erfahrener Projektleiter oder Spezialist besser.
Wie lange dauert das Mandat?
Die geplante Dauer beeinflusst sowohl die Auswahl als auch die Gestaltung des Einsatzes.
Die passende Person muss mehr als fachlich überzeugen
Ein Interim Manager arbeitet meist in einer anspruchsvollen Situation. Er muss schnell Vertrauen gewinnen, bestehende Strukturen verstehen und gleichzeitig Veränderungen anstoßen.
Fachwissen allein reicht deshalb nicht aus.
Ebenso wichtig sind:
- klare Kommunikation
- diplomatisches Auftreten
- Entscheidungsstärke
- Belastbarkeit
- Umsetzungsorientierung
- Verständnis für Unternehmenskultur
- Erfahrung im Umgang mit Widerständen
Gerade in Veränderungs- und Krisensituationen entscheidet die persönliche Passung wesentlich über den Erfolg eines Mandats.
Persönlich bekannte Interim Manager statt anonymer Profile
persofaktum vermittelt erfahrene Interim Manager, die in der Regel persönlich bekannt sind. Dadurch wird neben der fachlichen Seite auch die passende Persönlichkeit sichergestellt.
Zu Beginn wird gemeinsam mit dem Unternehmen geklärt, welche fachlichen und persönlichen Anforderungen bestehen. Auf dieser Grundlage werden gezielt Kandidaten ausgewählt, die zur Aufgabe, zur Branche und zur jeweiligen Unternehmenskultur passen.
Unternehmen profitieren damit von einem strukturierten und persönlichen Auswahlprozess. Statt möglichst vieler Profile erhalten sie eine sehr gezielte, passgenaue Auswahl geeigneter Fach- und Führungskräfte.
Der Vermittlungsprozess umfasst typischerweise:
- Unverbindliche Kontaktaufnahme
- Persönliche Klärung des konkreten Bedarfs
- Definition der fachlichen und persönlichen Anforderungen
- Gezielte Auswahl geeigneter Interim Manager
- Vorstellung passender Kandidaten
- Direkter Austausch und Entscheidung
- Begleitung während des Mandats
Je klarer die Aufgabe beschrieben ist, desto schneller kann die passende Unterstützung gefunden werden.
Fachkräftemangel erfordert mehr Flexibilität
Der aktuelle Arbeitsmarkt zeigt: Einstellungsstopp und Fachkräftemangel schließen sich nicht aus.
Unternehmen können ihre langfristigen Personalkosten begrenzen und trotzdem in einzelnen Bereichen dringenden Unterstützungsbedarf haben. Entscheidend ist, nicht pauschal auf jede Besetzung zu verzichten.
Wer kritische Kompetenzen frühzeitig identifiziert, kann gezielt handeln. Interne Vertretungen, Festanstellungen und Interim Management erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben.
Interim Manager sind besonders dann sinnvoll, wenn Erfahrung kurzfristig benötigt wird, der Bedarf zeitlich begrenzt ist oder ein langer Recruiting-Prozess nicht abgewartet werden kann.
Bleiben Sie trotz Einstellungsstopp handlungsfähig
Eine unbesetzte Schlüsselposition muss nicht automatisch zu Projektstillstand, Überlastung oder steigenden Risiken führen.
persofaktum unterstützt Sie dabei, den tatsächlichen Bedarf zu bestimmen und einen erfahrenen Interim Manager zu finden, der fachlich und persönlich zu Ihrem Unternehmen passt.
Alle vermittelten Fach- und Führungskräfte verfügen über umfangreiche Managementerfahrung und sind persönlich bekannt. So erhalten Sie keine beliebige Übergangslösung, sondern gezielte Unterstützung für Ihre konkrete Situation.
Sprechen Sie uns für eine unverbindliche Bedarfsanalyse an. Gemeinsam klären wir, welche Kompetenzen Sie kurzfristig benötigen und welcher Interim Manager Ihre Organisation wirksam unterstützen kann.
